Πανελλήνιο Σχολικό Δίκτυο Το Δίκτυο στην Υπηρεσία της Εκπαίδευσης

  • Μεγαλύτερο μέγεθος γραμματοσειράς
  • Προκαθορισμένο μέγεθος γραμματοσειράς
  • Μικρότερο μέγεθος γραμματοσειράς
Πανελλήνιο Σχολικό Δίκτυο Οδηγίες Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο Έλεγχος μεγέθους και αντιμετώπιση προβλημάτων - Microsoft Outlook Περιορισμοί στο μέγεθος του γραμματοκιβωτίου στον υπολογιστή σας - Έλεγχος και λύσεις - Έλεγχος μεγέθους και αντιμετώπιση προβλημάτων - Microsoft Outlook

Περιορισμοί στο μέγεθος του γραμματοκιβωτίου στον υπολογιστή σας - Έλεγχος και λύσεις - Έλεγχος μεγέθους και αντιμετώπιση προβλημάτων - Microsoft Outlook

Έλεγχος μεγέθους και αντιμετώπιση προβλημάτων - Microsoft Outlook

1. Microsoft Outlook

Για να βρείτε το μέγεθος του αρχείου του Outlook

  1. Στο Outlook, βεβαιωθείτε ότι χρησιμοποιείτε την προβολή φακέλου (Folder View)
  2. Κάντε δεξί κλικ στο αρχείο προσωπικών φακέλων (Personal Folder) στην κορυφή
  3. Επιλέξτε ιδιότητες (Properties) για το αρχείο προσωπικών φακέλων
  4. Επιλογή του μεγέθους των φακέλων (Folder Size)
  5. Στην κορυφή θα δείτε το συνολικό μέγεθος (total size) του αρχείου PST ( σε αυτή την περίπτωση περίπου 159 megs.)
  6. Στο πλαίσιο θα δείτε το μέγεθος των ατομικών φακέλων (individual folders)

  7. Εάν το συνολικό μέγεθος (total size) είναι αρκετά μεγάλο, μπορείτε να δείτε τους φακέλους που χρησιμοποιούν τον περισσότερο χώρο και να πάρετε μέτρα ώστε να μειωθεί το μέγεθός τους.
  8. Τις περισσότερες φορές ένα αρχείο PST «πρέπει» να είναι το πολύ γύρω στα 500 ΜΒ. Αν και αυτό είναι πολύ μικρότερο από το μέγιστο, συχνά προκύπτουν προβλήματα, όταν το αρχείο είναι  μεγαλύτερο.


Τρόποι για να μειώσετε το μέγεθος του αρχείου PST

Παραθέτουμε μερικούς τρόπους  για τη μείωση του μεγέθους του αρχείου .pst.  Μην ξεχάσετε να συμπιέσετε το αρχείο, όταν ολοκληρωθεί η διαδικασία.


Άδειασμα των διαγραμμένων στοιχείων.

Αυτό μπορεί να γίνετε είτε χειροκίνητα ή αυτόματα

1.       Χειροκίνητη Μέθοδος:

  • Ακόμα κι οταν τα διαγραμμένα μηνύματα βρίσκονται στο φάκελο «Διαγραμμένα» (Deleted Items), εξακολουθούν να καταλαμβάνουν χώρο αν δεν αδειάσετε το φάκελο.
  • Για να αδειάσετε τα «Διαγραμμένα» (Delete Items), μεταβείτε στο συγκεκριμένο φάκελο, επιλέξτε όλα τα mail (με Ctrl+A), και πατήστε το πλήκτρο Διαγραφή (Delete)
  • Μπορείτε επίσης με δεξί πλήκτρο του ποντικιού πάνω στον φάκελο «Διαγραμμένα» (Deleted Items) να επιλέξετε «άδειασμα φακέλου».


2.       Αυτόματη μέθοδος :

Μπορείτε επίσης να ορίσετε στο Outlook αυτόματα να αδειάζει το φάκελο Διαγραμμένα (Deleted Items ), όταν το Outlook  κλείνει.

  • Πηγαίνετε στο Εργαλεία (Tools)/ Επιλογές (Options)
  • Επιλέξτε την καρτέλα «Άλλες» (Other) στην κορυφή
  • Επιλέξτε «Να αδειάζει ο φάκελος διαγραμμένα κατά την έξοδο» (Empty the Deleted Items folder upon exiting )
  • Αν θέλετε να υπάρχει προειδοποίηση όταν γίνεται  αυτό, κάντε κλικ στο κουμπί Επιλογές για προχωρημένους (Advanced Options)
  • Επιλέξτε  την «Προειδοποίηση πριν από την οριστική διαγραφή» στοιχείων  (warn before permanently deleting items)


Διαγραφή περιττών μηνυμάτων από τα εισερχόμενα και τα απεσταλμένα

Μπορείτε να διαγράφετε τα παλιά μηνύματα ή τα μηνύματα που δεν έχουν αξία από το φάκελο «Εισερχόμενα» (Inbox) και «Απεσταλμένα» (Send Items).

  • Η προεπιλεγμένη ταξινόμηση των μηνυμάτων και στους δύο φακέλους είναι κατά ημερομηνία.
  • Η ταξινόμηση μπορεί να αλλάξει με ένα πάτημα στην επικεφαλίδα κάθε στήλης , (Παραλήφθηκε, Αποστολέας κλπ)
  • Με ταξινομημένα τα μηνύματα, επιλέξτε και διαγράψτε παλιά e-mail που δεν χρειάζεστε πλέον.
  • Όταν ολοκληρωθεί η διαδικασία, αδειάστε το φάκελο «Διαγραμμένα» (Deleted Items).


Διαγραφή από άλλους μεγάλους φακέλους

  • Όταν ελέγχετε  τα μεγέθη των φακέλων (Folder Size) είναι δυνατό να δείτε και το μέγεθος που καταλαμβάνει ο κάθε φάκελος.
  • Έτσι μπορείτε να δείτε ποιοί άλλοι φάκελοι είναι αρκετά μεγάλοι και να λάβετε παρόμοια μέτρα για τη μείωση του μεγέθους.
  • Όταν ολοκληρωθεί η διαδικασία, αδειάστε το φάκελο «Διαγραμμένα» (Deleted Items).


Μετακίνηση των Mail σε νέα αρχεία PST

Εάν οι προηγούμενες λύσεις δεν επαρκούν, η λύση που συνιστάται, είναι να δημιουργήσετε ένα νέο αρχείο PST και να μετακινήσετε κάποια  μηνύματά στο νέο αυτό αρχείο. Μια συνηθισμένη λύση είναι  να μετακινήσετε σε αυτό τα παλιά e-mail.

Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να δημιουργήσετε ένα νέο αρχείο PST με όνομα το οποίο να αντιπροσωπεύει το εύρος των ημερομηνιών (2005-2010.pst) και να μετακινήσετε όλα τα e-mail από τις ημερομηνίες αυτές, στο νέο αρχείο. Κάτι τέτοιο, θα βοηθήσει στη μείωση του μεγέθους, αλλά και στην καλύτερη οργάνωση των e-mail σας.


Δημιουργία νέου αρχείου PST

1.       Για να δημιουργήσετε ένα νέο αρχείο PST, η διαδικασία διαφέρει ανάλογα με την έκδοση του Outlook που χρησιμοποιείτε:

  • Outlook98/2000 : Αρχείο / Νέο / προσωπικός φάκελος (File / New / Personal Folder)
  • Outlook XP/2003, 2007 : Αρχείο / Νέο / Αρχείο Δεδομένων του Outlook (File / New / Outlook Data File)
  • Outlook  2010: Από το πλήκτρο «new Items» επιλέγουμε περισσότερες επιλογές,  Αρχείο Δεδομένων του Outlook ( New Items, More Items, Outlook Data File)


2.       Επιλέξτε το όνομα και τη θέση. Για  όνομα,  χρησιμοποιούμε συνήθως, κάτι που έχει νόημα, όπως  ημερομηνίες ή κάποια περιγραφή κλπ.



3.       Πληκτρολογήστε ένα όνομα με το οποίο θέλετε να εμφανίζεται στη λίστα των φακέλων το νέο αρχείο.  Στο παράδειγμα της πιο κάτω εικόνας θα εμφανίζεται ως 2000-2002.



4.       Όταν επιστρέψετε στην προβολή φακέλων (Folder view) στο Outlook, θα δείτε το νέο αρχείο .PST.


Μετακίνηση των E-Mail στο νέο αρχείο PST

  1. Κάντε δεξί κλικ στο νέο αρχείο .pst.
  2. Επιλέξτε ?Νέος φάκελος? (New Folder)
  3. Ονομάστε το νέο φάκελο με κάποιο αντιπροσωπευτικό όνομα. Για παράδειγμα, στην επόμενη εικόνα απεικονίζεται ένα νέο αρχείο .PST με ονομασία 2000-2002. Σε αυτό το αρχείο, δημιουργήσαμε στη συνέχεια, τρεις φακέλους, Year 2000, Year 2001 και το Year 2002

  4. Μετακινήστε τα μηνύματα σας και τοποθετήστε τα στη δομή που έχετε φτιάξει στο νέο αρχείο .pst. Η διαδικασία έχει ως εξής:
  5. Μεταβείτε στα εισερχόμενα.
  6. Επιλέξετε όλα τα μηνύματα από το έτος 2000.
  7. Μετακινήστε τα μηνύματα από τα εισερχόμενα σας στο φάκελο Year 2000 με σύρσιμο και απόθεση.
  8. Μπορείτε ισοδύναμα να χρησιμοποιήσετε τις επιλογές που εμφανίζονται με το πάτημα στο δεξί πλήκτρο του ποντικιού.


Η συμπύκνωση του αρχείου PST

Ακόμα κι αν έχετε διαγράψει ή μετακινήσει όλα τα e-mail που θέλετε, και το μέγεθος του φακέλου μπορεί να δείχνει ότι έχει μειωθεί, το πραγματικό μέγεθος του αρχείου μπορεί να παραμένει το ίδιο.  Για το λόγο αυτό, το αρχείο πρέπει να συμπιεστεί.

  1. Στο Outlook, βεβαιωθείτε ότι χρησιμοποιείτε την προβολή φακέλου (Folder View)
  2. Κάντε δεξί κλικ στο αρχείο προσωπικών φακέλων (Personal Folder) ή στη όνομα της σύνδεσης IMAP (ανάλογα τι θέλετε να συμπιέσετε )
  3. Επιλέξτε ιδιότητες για ? (Properties For?)
  4. Πατήστε  το κουμπί «Για προχωρημένους» (for Advanced)
  5. Πατήστε  το κουμπί Συμπύκνωση τώρα (Compact Now)
  6. Ανάλογα με το μέγεθος του αρχείου μετά τις μετακινήσεις που έγιναν, η διαδικασία μπορεί να διαρκέσει από λίγα δευτερόλεπτα έως αρκετά λεπτά.



Τοποθεσία του αρχείου Outlook .pst

Είναι πιθανό κάποιες φορές να χρειαστεί  να εντοπίσετε  την τοποθεσία του αρχείου του Outlook PST. Αυτό μπορεί να είναι χρήσιμο όταν θέλετε να κρατήσετε αντίγραφο ασφαλείας στο αρχείο σας PST, αλλά δεν ξέρετε την τοποθεσία του. Ενώ μπορείτε να δοκιμάσετε την αναζήτηση, η άμεση μέθοδος είναι ταχύτερη και πιο ακριβής.

  1. Στο Outlook, βεβαιωθείτε ότι χρησιμοποιείτε την προβολή φακέλου (Folder View)
  2. Κάντε δεξί κλικ στο αρχείο προσωπικών φακέλων (Personal Folder)
  3. Επιλέξτε ιδιότητες (Properties) για το αρχείο προσωπικών φακέλων (Personal Folder)
  4. Κάντε κλικ στο κουμπί «Για προχωρημένους» (For Advanced)

  5. Στο πλαίσιο «?Όνομα αρχείου» (Filename) εμφανίζεται το όνομα και η θέση του αρχείου PST


Ανάλογη διαδικασία ακολουθούμε και για τις συνδέσεις IMAP χρησιμοποιώντας το δεξί πλήκτρο που ποντικιού πάνω στο όνομα της σύνδεσης IMAP (συνήθως mail.sch.gr) στη λίστα των φακέλων.


 

Σελίδα 4 από 5 Όλες οι Σελίδες

 

Υποστήριξη

Πως μπορώ να...
Οδηγίες
Συχνά Ερωτήματα
Ασφάλεια & Προστασία
 
 

Η IP διεύθυνσή σας είναι: 54.226.179.247