Υπηρεσία e-mail του ΠΣΔ: Νέο όριο αποθήκευσης, χαρακτηριστικά και δυνατότητες

Αξιότιμοι κυρίες και κύριοι, Φίλοι Εκπαιδευτικοί,

Με τον μήνυμα μας αυτό, σας ενημερώνουμε για τη νέα πολιτική του Πανελληνίου Σχολικού Δικτύου (Π.Σ.Δ.) σχετικά με τα γραμματοκιβώτια των χρηστών μας καθώς και να υπενθυμίσουμε ορισμένα χαρακτηριστικά τα οποία θεωρούμε ότι σας είναι χρήσιμα.

Διπλασιασμός  του μέγεθους του γραμματοκιβωτίου

Ο διατιθέμενος χώρος στα γραμματοκιβώτια των χρηστών μας  αυξήθηκε στα 4 GB για όλους τους χρήστες, εκπαιδευτικούς, σχολεία και διοικητικές Μονάδες, των οποίων το όριο αποθήκευσης ήταν 2 GB.  Επίσης αυξήθηκε το όριο αποθήκευσης για τους μαθητές σε 2 GB από 1 GB που ήταν μέχρι τώρα.

e-mail στο Πανελλήνιο Σχολικό Δίκτυο

Το Πανελλήνιο Σχολικό δίκτυο θεωρεί ότι η υπηρεσιακή αλληλογραφία και η ενημέρωση των εκπαιδευτικών από το σχολείο,  τις διοικητικές και άλλες δομές της Εκπαίδευσης (ΔΔΕ, ΔΠΕ, ΠΔΕ, Περιφερειακά Κέντρα Εκπαιδευτικοί Σχεδιασμού, Συντονιστές Εκπαιδευτικούς Έργου)  θα πρέπει να διακινείται εντός του ΠΣΔ και όχι να εκπέμπεται σε εξωτερικούς παρόχους.

Φίλοι εκπαιδευτικοί συνιστούμε να  παρακολουθείτε το e-mail σας στο ΠΣΔ.  Οι Κεντρικές Υπηρεσίες του Υπουργείου, οι Περιφερειακές Διευθύνσεις και Διευθύνσεις αποστέλλουν καθημερινά μέσω των υπηρεσιακών λιστών αλληλογραφίας και ενημερωτικό υλικό που σας ενδιαφέρει. Στο υλικό αυτό θα έχετε άμεση πρόσβαση αν είστε ενεργά μέλη του ΠΣΔ και παρακολουθείτε την αλληλογραφία σας σ’ αυτό.

Πρόσθετα και το σχολείο σας μπορεί να χρησιμοποιεί τις ομάδες αλληλογραφίας για επικοινωνία με τους εκπαιδευτικούς του και μεταξύ των εκπαιδευτικών του. Για το θέμα αυτό θα υπάρξει επόμενο σχετικό  μήνυμα  μας.

Προς διευκόλυνση της επικοινωνίας, και συνεργασίας το ΠΣΔ  λειτουργεί τις λίστες αλληλογραφίας https://www.sch.gr/lists και τις λίστες (ομάδες) αλληλογραφίας σχολείων.  https://www.sch.gr/services/maillists/listes-allilografias-scholeion

Όρια αποστολής αλληλογραφίας

Ημερήσιο όριο αποστολής μηνυμάτων.

Σημειώνουμε ότι:

  • οι εξωτερικοί πάροχοι αντιμετωπίζουν αρνητικά τους μεγάλους ρυθμούς εκπομπής μηνυμάτων και εισάγουν καθυστερήσεις ή φραγμούς (black lists) όταν εμφανιστούν φαινόμενα που εκτιμούν ως κατάχρηση.
  • Το ΠΣΔ λόγω του προηγούμενου είναι αναγκασμένο να έχει  όρια ημερήσιας αποστολής αλληλογραφίας https://www.sch.gr/services/mail/#toc-9  ( 1000 παραλήπτες για μηνύματα προς άλλους παρόχους την ημέρα.)
  • Τα όρια ημερήσιας αποστολής αλληλογραφίας προς το ΠΣΔ είναι πολύ μεγαλύτερα (3000 κάθε ημέρα), και μπορούν να αυξηθούν επιπλέον αν χρειάζεται.

Επιπλέον όρια  

  • Μέγιστος αριθμός παραληπτών: Κάθε μήνυμα μπορεί  να έχει μέχρι 100 παραλήπτες. Μηνύματα με πάνω από 100 παραλήπτες δεν παραλαμβάνονται προς αποστολή.
  • Μέγιστο μέγεθος μηνύματος: 30 MB ή μήνυμα με συνημμένα συνολικού μεγέθους περίπου 20 MB

Αυτόματη διαγραφή μηνυμάτων από αδρανή  γραμματοκιβώτια.

Για λόγους καλύτερης χρήσης και αξιοποίησης  του αποθηκευτικού χώρου  των γραμματοκιβωτίων των χρηστών μας,  εφαρμόζεται αυτόματη διαγραφή μηνυμάτων  στα γραμματοκιβώτια των χρηστών που παρουσιάζονται ως αδρανή.

Έτσι στα γραμματοκιβώτια χρηστών οι οποίοι δεν  συνδέονται   για την ανάγνωση της αλληλογραφίας τους στο Πανελλήνιο Σχολικό Δίκτυο, διαγράφονται τα μη αναγνωσμένα μηνύματα των οποίων ο χρόνος από την ημερομηνία λήψης ξεπερνά τις 180 ημέρες.

Άλλες οδηγίες

Ακολουθούν πιο ειδικές οδηγίες σε σχέση με το γραμματοκιβώτιο σας στο Πανελλήνιο Σχολικό δίκτυο.

  1. Ιστορικό μηνυμάτων

Για όλους τους χρήστες προσφέρεται ο φάκελος Archive με τα εισερχόμενα μηνύματα.

  • Η πρόσβαση στο φάκελο αυτό για τους λογαριασμούς σχολείων και διοικητικών μονάδων είναι μόνο για ανάγνωση, χωρίς δυνατότητα διαγραφής και γίνεται είτε από το webmail είτε από προγράμματα αλληλογραφίας με σύνδεση τύπου IMAP.
  • Τα μηνύματα διατηρούνται στο ιστορικό για 10 μέρες και δεν επιβαρύνουν το συνολικό χώρο του χρήστη.
  1. Χώρος γραμματοκιβωτίου
  • Στα πιο πάνω όρια του χώρου γραμματοκιβωτίου δεν προσμετράται ο χώρος για τους φακέλους Spam & Trash, για τους οποίους παρέχεται επιπλέον χώρος 200 MB για τον καθένα, όπως επίσης και ο χώρος που καταλαμβάνει ο φάκελος Archive.
  • Αν το ποσοστό πληρότητας του γραμματοκιβωτίου σας ξεπεράσει το 95% υπάρχει περίπτωση απώλειας μηνυμάτων μεγάλου μεγέθους, ενώ πάνω από το 100% δεν θα λαμβάνετε μηνύματα.
  • Ακόμη και σ’ αυτή την περίπτωση υπάρχει το ιστορικό, αλλά αυτό δεν μπορεί να είναι η μόνιμη επιλογή σας, αφού από το ιστορικό τα μηνύματα διαγράφονται αυτόματα μετά από 10 μέρες.
  • Προσοχή, για τους χρήστες που διαβάζουν την αλληλογραφία τους με πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (όπως Οutlook) και σύνδεση POP3. Αν ο χρήστης επιλέξει τη ρύθμιση να μένει αντίγραφο των μηνυμάτων στο διακομιστή, τότε υπάρχει περίπτωση να φθάσει στο πιο πάνω όριο. Συνιστούμε να ελέγχετε το ποσοστό πληρότητας του γραμματοκιβωτίου σας και σ’ αυτή την περίπτωση.
  1. Αυτόματη διαγραφή από ειδικούς φακέλους (Προσοχή!)

Από τους φακέλους Spam και Trash διαγράφονται τα μηνύματα:

  • μετά από 30 μέρες από την αποθήκευση στο φάκελο αυτό.
  • αν ο φάκελος Trash ή Spam είναι γεμάτος και χρειάζεται χώρος σ' αυτόν, διαγράφονται αυτόματα τα αρχαιότερα μηνύματα.
  1. Παρακολούθηση της κατάστασης του γραμματοκιβωτίου σας
  • Θα πρέπει να παρακολουθείτε το μέγεθος του γραμματοκιβωτίου σας, ώστε να μην ξεπεράσει το παραπάνω όριο.
  • Ένδειξη για το μέγεθος του γραμματοκιβωτίου σας εμφανίζεται στο επάνω μέρος της σελίδας της υπηρεσίας webmail (https://webmail.sch.gr).
  • Ειδοποιήσεις στέλνονται αυτόματα στο 90% και το 95 % της πληρότητας του.
  • Εάν το όριο αυτό ξεπεραστεί δεν θα μπορείτε να λαμβάνετε ηλεκτρονική αλληλογραφία.
  1. Τι κάνουμε αν φθάσουμε το όριο στο μέγεθος γραμματοκιβωτίου μας;

Δύο λύσεις υπάρχουν. Η διαγραφή των παλιών ή άχρηστων μηνυμάτων ή η μεταφορά μηνυμάτων σε τοπικούς φακέλους, στον υπολογιστή μας.

  1. Μεταφορά μηνυμάτων σε τοπικούς φακέλους

Αν το γραμματοκιβώτιο σας είναι στο άνω όριο του και δεν θέλετε να διαγράψετε μηνύματα, η λύση που μπορείτε να εφαρμόσετε είναι η μεταφορά των μηνυμάτων σε τοπικούς φακέλους. Για το σκοπό αυτό θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε ένα πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όπως Outlook, Thunderbird, Windows Live Μail, κλπ.

Αν χρησιμοποιείτε κάποιο πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, δημιουργείστε μια σύνδεση IMAP (αν δεν έχετε). Με αυτή τη σύνδεση θα βλέπετε το γραμματοκιβώτιο σας στον διακομιστή του ΠΣΔ, όπως ακριβώς και με το webmail. Δείτε σχετικά στις οδηγίες για κάθε πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο https://www.sch.gr/manual/email

Μετά από αυτό μπορείτε πλέον να μεταφέρετε μηνύματα από τα εισερχόμενα ή τα απεσταλμένα ή άλλους φακέλους του διακομιστή, σε τοπικούς φακέλους που θα δημιουργήσετε. Για παράδειγμα, μια συνήθεια θα μπορούσε να είναι να φτιάχνουμε φακέλους ανά έτος για τα προηγούμενα έτη.

Περισσότερες πληροφορίες και οδηγίες:

Σας ευχαριστούμε για τη συνεργασία σας  και την εμπιστοσύνη σας στο Πανελλήνιο Σχολικό Δίκτυο.

Σας ευχόμαστε Χαρούμενα Χριστούγεννα και Ευτυχισμένο το Νέο Έτος με Υγεία και Χαρά.

ΠΑΝΕΛΛΗΝΙΟ ΣΧΟΛΙΚΟ ΔΙΚΤΥΟ
Υπηρεσία Υποστήριξης Χρηστών, https://www.sch.gr/helpdesk